Vysočina zavede povinnou elektronickou spisovou službu od roku 2027

Příspěvkové organizace Kraje Vysočina čeká zásadní změna ve způsobu vedení dokumentace. Od 1. ledna 2027 mají všechny veřejnoprávní subjekty povinnost používat elektronickou spisovou službu, přičemž často bude nutné využít atestovaný software. S implementací má pomoci Vysočina Service, krajská příspěvková organizace.

Cílem není pouze digitalizace stávajících papírových dokumentů, ale kompletní změna pracovních postupů – od vzniku a schvalování dokumentů, přes elektronické podepisování až po jejich uložení nebo skartaci. Elektronická agenda má postupně nahradit fyzické šanony a snížit potřebu tisku.

Vysočina Service zajišťuje technickou infrastrukturu i metodickou podporu, která zahrnuje nastavení procesů, školení zaměstnanců a dohled nad správným fungováním elektronických systémů.

Elektronická skartace a archivace

Jedním z hlavních problémových míst je elektronická skartace dokumentů. Vysočina Service uvádí, že její klienti jsou v tomto směru mezi nejlépe připravenými v Česku. Organizace zároveň zajišťuje komunikaci s archivy a provází příspěvkové organizace celým procesem tak, aby byla administrativní agenda co nejjednodušší.

Hlavní přínosy elektronické spisové služby

Přechod na digitální správu má podle Vysočina Service přinést zefektivnění každodenního provozu. Snížení množství papírové dokumentace znamená méně skladování, tisku a rutinní práce. Klíčovou roli hraje elektronický oběh dokumentů od jejich vzniku až po archivaci.

Mezi hlavní výhody patří:

• Elektronický životní cyklus dokumentu – vznik, schválení, podpis i uložení v digitální podobě.
• Méně fyzických archivů – snížení nároků na skladovací prostory a potřebu tisku.
• Metodická podpora – asistence s pravidly a praxí pro elektronickou spisovou službu a skartaci.

Vysočina Service: krajská podpora digitalizace

Vysočina Service má své sídlo v Jihlavě a pracoviště také v Brně. Organizaci zřídil Kraj Vysočina k 1. lednu 2016. V listopadu 2025 změnila název – dříve vystupovala jako Projektová kancelář Kraje Vysočina.

Digitalizace agendy patří k častěji diskutovaným tématům v Kraji Vysočina. Podobné změny ve veřejných službách sleduje také zprávy Vysočina.